Kelompok Kerja dan Brainstroming Elektronik
Brainstorming adalah grup kreativitas teknik di mana sebuah kelompok mencoba
untuk menemukan solusi untuk suatu masalah tertentu dengan mengumpulkan daftar
ide spontan disumbangkan oleh para anggotanya. Brainstorming dikembangkan dan
diciptakan oleh Alex Osborn Faickney pada tahun 1953 melalui buku Terapan
Imajinasi.
Dalam buku itu,
Osborn tidak hanya mengusulkan metode curah pendapat, tetapi juga membentuk
aturan yang efektif untuk hosting sesi brainstorming. Brainstorming telah
menjadi teknik kelompok populer dan telah menimbulkan perhatian di akademisi.
Beberapa penelitian telah dilakukan untuk menguji dalil Osborn bahwa
brainstorming lebih efektif daripada individu yang bekerja sendiri dalam
menghasilkan ide. Beberapa peneliti telah menyimpulkan bahwa pernyataan
tersebut adalah palsu (brainstorming adalah tidak efektif), sementara yang lain
menemukan kelemahan dalam penelitian dan menetapkan bahwa hasilnya tidak
meyakinkan. Selanjutnya, para peneliti telah membuat modifikasi atau variasi
diusulkan brainstorming dalam upaya untuk meningkatkan produktivitas
brainstorming. Namun, tidak ada bukti empiris yang menunjukkan bahwa variasi
lebih efektif daripada teknik asli. Meskipun demikian, brainstorming dapat dari
utilitas besar ketika kelompok rekening tersebut untuk, dan bekerja untuk
meminimalkan proses kelompok yang mengurangi efektivitas.
Model-model
dari brainstorming, antara lain :
1.
Verbal Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah
kelompok yang dilakukan secara verbal dengan tatap muka dalam sebuah pertemuan
langsung.
2.
Nominal Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah
kelompok akan tetapi tidak dilakukan secara langsung artinya ketika bertukar
pikiran menggunakan alat bantu seperti kertas atau dengan cara chatting.
3.
Electronic Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam
sebuah kelompok yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan alat
seperti group support system.
Tahapan dari teknik brainstorming
·
Pemberian informasi dan motivasi
Pada tahap ini leader menjelaskan masalah yang akan
dibahas dan latar belakangnya, kemudian mengajak kelompoknya agar aktif
untuk memberikan tanggapannya.
* Identifikasi
Anggota diajak memberikan sumbang saran pemikiran
sebanyak-banyaknya. Semua saran yang diberikan anggota ditampung,
ditulis dan jangan dikritik. Pemimpin kelompok dan peserta dibolehkan
mengajukan pertanyaan hanya untuk meminta penjelasan.
* Klasifikasi
Mengklasifikasi berdasarkan kriteria yang dibuat
dan disepakati oleh kelompok. Klasifikasi bisa juga berdasarkan struktur /
faktor-faktor lain.
* Verifikasi
Kelompok secara bersama meninjau kembali sumbang saran
yang telah diklasifikasikan. Setiap sumbang saran diuji relevansinya
dengan permasalahan yang dibahas. Apabila terdapat kesamaan maka yang
diambil adalah salah satunya dan yang tidak relevan dicoret. Namun kepada
pemberi sumbang saran bisa dimintai argumentasinya.
* Konklusi (Penyepakatan)
Pimpinan kelompok beserta peserta lain mencoba
menyimpulkan butir-butir alternatif pemecahan masalah yang disetujui. Setelah
semua puas, maka diambil kesepakatan terakhir cara pemecahan masalah yang
dianggap paling tepat.
Langkah-langkah teknis
Langkah-langkah dalam melaksanakan brainstorming,
yaitu:
a. Persiapan.
1. Mengundang
peserta meeting.
2. Memberikan
agenda acara materi yang akan dibicarakan.
3. Mempersiapkan
ruangan dan fasilitas pendukung lainnya.
b. Pelaksanaan.
1. Menentukan
batasan waktu yang digunakan.
2. Menetapkan
pimpinan meeting dan pencatat pembicaraaan (notulis).
3. Menetapkan
aturan main (rule of the game) bersama.
4. Menentukan
metode yang digunakan dalam brainstorming.
5. Memberi
kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan ide-idenya.
6. Menuliskan
setiap ide yang dilontarkan peserta.
7. Melakukan
pengelompokan ide yang sejenis.
8. Melakukan
pembahasan ide-ide.
9. Mengambil
keputusan.
10. Menyimpulkan
pembicaraan.
Keunggulan brainstorming
* Ide yang muncul lebih banyak dan beragam
* Kesalahan akan terdeteksi karena yang terlibat
banyak orang
* Waktu dan tenaga dicurahkan oleh banyak orang dan dengan demikian
terdapat lebih banyak akses informasi dan keahlian.
Hambatan
Dalam melakukan teknik brainstorming dapat timbul
beberapa hambatan yang disebabkan antara lain:
1. Peserta tidak mematuhi aturan main, misalnya:
- Memberi komentar
terhadap ide yang dilontarkan peserta lain.
- Dalam satu
putaran, seorang peserta melontarkan lebih dari satu ide.
- Seorang peserta
yang belum sampai gilirannya sudah menyampaikan idenya.
- Ada peserta yang
mendominasi atau memotong pembicaraan peserta lain.
- Ada peserta yang
bertanya pada saat proses berlangsung.
2. Pencatat merubah ide (baik isi maupun
maksud) yang dilontarkan oleh peserta
3. Peserta tidak mampu melihat masalah dari berbagai
sudut pandang
4. Hambatan non teknis, seperti : takut salah, kurang
antusias, dan kurang ada kerjasama
Mengingat hambatan tersebut, Team leader perlu memberi dorongan, teguran dan arahan kepada peserta untuk membantu kelancaran proses. Disamping itu, para peserta sendiri dituntut untuk menyadari prinsip-prinsip aturan main.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila suatu Team membicarakan permasalahan dengan teknik brainstorming, yaitu:
1. Agenda acara yang akan dibahas dibagikan sebelum meeting dimulai
2. Mempersiapkan Team leader dan notulis yang cakap dalam memimpin meeting
3. Catatan ide diperlihatkan kepada seluruh peserta pada saat ide itu dilontarkan
4. Memberi kesempatan kepada peserta yang mengalami hambatan untuk mengemukakan ide-idenya pada kesempatan khusus
Mengembangkan Kepercayaan dalam Tim Virtual
Tim Virtual adalah sebuah tim yang dibentuk karena
adanya keterbatasan waktu dan ruang dan tidak dapat bersatu secara fisik antara
satu sama lain sehingga dibuatlah Tim Virtual menggunakan jaringan komputer
agar dapat mencapai tujuan bersama. Tim Virtual biasanya dibuat ketika
sekelompok orang ingin mengerjakan tugas kelompok atau hanya sekedar ingin
berbagi informasi. Berikut adalah beberapa perbedaan dan persamaan Tim Virtual
dengan tim yang bertemu secara fisik, antara lain:
Persamaan
1. Adanya
tujuan yang ingin dicapai bersama
2. Adanya
komunikasi dari setiap anggota tim
3. Memerlukan
adanya diskusi tim
4. Kepercayaan
dalam tim
Perbedaan
1. Kontak sosial
yang terbatas pada tim virtual
2. Ruang dan waktu
3. Tingkat
emosional setiap anggota
Tidak diragukan lagi terlihat banyak perangkat lunak atausoftware baru ditujukan untuk memudahkan kita bekerja samasecara virtual, kapan dan di mana saja: GoToMeeting, Skype,Basecamp, Google docs, dll. Semakin banyak perusahaansoftware mengandalkan teknologi tersebut untuk membanguntim-nya secara virtual dan distributed –
developers di Mexicodan Indonesia, QA di
China dan Vietnam, dalam berlombamenciptakan product yang terbaik. Tim
virtual menggunakanteknologi komputer untuk menyatukan anggota-anggota yangterpisah secara fisik untuk mencapai tujuan bersama. Sejumlahorang dimungkinkan untuk berkolaborasi secara onlinemenggunakan hubungan-hubungan komunikasi seperti jaringantride-area, konferensi video, atau e-mail, baik ketika merekahanya terpisah dengan satu ruangan maupun dengan benua. Tim
virtual bisa melakukan semua hal yang dilakukan oleh tim yang
lain, berbagi informasi, membuat berbagai keputusan, danmenyelesaikan tugas.
Tim ini juga beranggotakan dari organisasiyang sama atau menghubungkan para anggota sebuah organisasidengan para karyawan dari berbagai organisasi lain
(seperti parapemasok dan rekan-rekan bersama). Mereka bisa mengadakanrapat selama beberapa hari untuk menyelesaikan masalah,beberapa bulan untuk menyelasaikan sebuah proyek, atau secaratetap berdiri dalam organisasi.
Tim
virtual mampu melakukan pekerjaan mereka meskipunanggota-anggotanya terpisah ribuan kilometer dan terpisah olehsatu lusin zona waktu atau lebih. Tim ini memungkinkan orang-orang untuk bekerja sama,
yang bila tidak demikian tidak akanbisa berkolaborasi.
Untuk membangun kepercayaan tim virtual yaitu:
a.
Communication
Walau tidak ada solusi instan, penggunaan gaya bahasasangat sederhana dan sering memberikan contoh pendukungyang jelas (seperti diagram, screenshot, wireframe, dsb)
— asaljangan over-communicate, Tidak hanya dalam tim virtual,komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan kita denganmasyarakat, komunikasi dibutuhkan untuk menghindarikesalahpahaman dan kerancuan atau keraguan dalam tim.
b. Cultural
Awareness
Toleransi dan pengetahuan akan kebudayaan juga harusdiperhatikan, karena tidak semua anggota memiliki kebudayaandan pengetahuan yang sama seperti kita. Maka akan baik apabilamengadakan pedoman komunikasi ketika mulainya terbentuktim terbukti dapat membantu mengurangi kesalahpahamanakibat perbedaan budaya. Cara penyampaian intensi baik didaerah A bisa diterima sebaliknya bila diterapkan di B. Eratkaitannya dengan komunikasi, terjemahan langsung atau direct
translation dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa memperhatikankonteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertianantara anggota.
Pengadaan pedoman komunikasi (imel,sambutan, dll) ketika mulainya terbentuk tim terbukti dapatmembantu mengurangi kesalahpahaman akibat perbedaanbudaya. Kecuali memang seseorang sengaja bertindak tidaksepantasnya, biasanya dengan cukup waktu dan trial-and-error,kesadaran budaya ini biasanya dapat dipelajari dan dipraktekandengan baik.
c. Self Motivation
Tidak semua orang berfungsi dengan baik dalam virtual
team di mana setiap individu diharapkan bersifat self-motivateddan mampu bekerja secara mandiri tanpa pengawasan ataustruktur eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented, karena tidak ada rekan di sekitar yang sadar betapaintensifnya seseorang berusaha menyelesaikan tugas kecualipada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan hasil akhirnyadengan jelas.
d. Trust
Kepercayaan juga penting di antara anggota tim.Kepercayaan untuk mendukung semua point
di atas sebagaibasis untuk komunikasi yang terbuka dan menyangga motivasisemua individu yang bersangkutan. Kepercayaan memerlukanperhatian khusus di setiap titik perkembangan tim virtual.Karena antar anggota tim virtual biasanya berbeda tempat, makakepercayaan sangatlah penting.
Untuk menciptakan teknologi baru para anggota Tim
Virtual dituntut untuk berkolaborasi antar anggota tim . Hal inihars ditunjang dengan dipupuknya kepercayaaan antar anggotatim . Hal ini dapat dilakukan oleh Leader tim dengan melakukanlangkah - langkah sebagai berikut :
- Meningkatkan tanggung jawab bersama
- Pertukaran informasi
- Pengembangan ide
- ide baru
- Memberikan motivasi kepada team
- Berani mengambil resiko dan tanggung jawab ketika proyektersebut mendapat masalah dan dengan cepat menyelesaikanmasalah tersebut
- Menciptakan kejujuran dan keterbukaan satu sama lain
Sumber :
http://beendazed.blogspot.co.id/2013/11/normal-0-false-false-false-in-x-none-x.html
Contoh Kasus :
Dalam sebuah tim terdapat lima
anggota sedang melakukan rapat untuk menyelesaikan masalah yang terjadi di
tempat kerja mereka. Masing-masing anggota memiliki karakter yang berbeda.
Karakter dari lima anggota tersebut diantaranya: keras kepala, pembosan,
offended (tersinggung), pemalu, dan immature (belum dewasa). Saat melakukan
diskusi, anggota yang paling berperan dalam mengutarakan pendapat adalah
anggota berkarakter keras kepala karena ia merasa menguasai diskusi dan
keputusan yang sedang dibahas dalam rapat, pendapat dari anggota lain (anggota
berkarakter immature dan offended) pun tidak ditanggapi oleh dirinya. Sehingga
anggota yang berkarakter immature dan offended tidak menerima sikap anggota
yang keras kepala dan terjadilah debat dalam rapat. Sedangkan anggota yang
berkarakter pemalu dan pembosan tidak mengeluarkan pendapat mereka.
Bagaimana cara supaya tim dapat
berjalan effektif sehingga rapat dapat menghasilkan suatu keputusan bersama
untuk memecahkan solusi yang terjadi dalam rapat?
Solusi
Seperti yang telah dibahas dalam
materi kelompok kami, sebuah tim memiliki anggota yang terdiri atas dua orang
atau lebih yang berinteraksi dan mengkoordinasikan kerja mereka untuk tujuan
tertentu sehingga pada tim tersebut terdapat orang-oran yang memiliki tujuan
kinerja yang sama.
Melihat kasus tersebut dimana
anggota memiliki karakter berbeda-beda sebaiknya dapat dilakukan beberapa hal
berikut:
1. Sesama anggota dalam tim hendaknya
mengesampingkan ego masing-masing terlebih dahulu karena diskusi yang sedang
dilakukan mengenai tujuan bersama yang akan dicapai dalam suatu pekerjaan
2. Sesama anggota dalam tim saling
menghargai apapun pendapat dari anggota lain demi usaha yang akan dilakukan
bersama-sama.
3. Adanya pembagian tugas masing-masing
anggota dalam tim yang disesuaikan dengan kemampuannuya masing-masing agar
diskusi berjalan lancar seperti terdapat seorang pemimpin diskusi,
pengevaluasi, pemikir, pekerja tim, penyelaras akhir, dan sebagainya.
4. Setiap anggota tim diberi kesempatan
untuk mengutarakan pendapat secara bergiliran, sehingga semua anggota aktif
dalam diskusi.
5. Saling memahami dan menutupi
kelemahan individu sehingga tercipta tim yang solid diperlukan hubungan yang
harmonis dan mantap.
6. Meningkatkan tipe tim problem
solving dimana anggota melakukan pertemuan sekian jam setiap minggu untuk
berdiskusi membahas peningkatan kualitas dan efisiensi pekerjaan mereka yang
saling berkaitan.
